Bij aanvang van de huur
Sleutels
Tijdens de huurperiode zal de huurder de beschikking hebben over één sleutel van de voordeur, welke onderdeel uitmaakt van een volledig gesloten en veilig slotensysteem. Het is van groot belang dat de huurder de sleutel niet verliest, aangezien dit het veilige karakter van het systeem in gevaar brengt. Indien de sleutel verloren gaat, zal de huurder verantwoordelijk zijn voor de kosten van het vervangen van de sloten en het aanmaken van tien nieuwe sleutels.
De sleutel bevindt zich in een klein kastje langs de inkomdeur. Met een code kan je aan de sleutel, deze code wordt via e-mail aan de huurder bezorgd. Er zijn 2 sleutels. Eén voor de buitendeuren van de zaal. Eén voor de poort van de speelplaats. Bij het afsluiten van de zaal hang je de sleutel terug en verdraai je de code. De sleutel wordt niet meegenomen.
Meterstanden
Er dienen 2 meterstanden te worden opgeschreven door de huurder. Er liggen papieren klaar op beide locaties om de start- en eindstand te noteren. De meterstanden zijn belangrijk voor een correcte afrekening van de verhuur. Een meterstand bevindt zich links op het podium in de grote zaal, de andere in de keuken.
Elektriciteit & Verlichting
De lichten van de inkomhal en toiletten bevinden zich naast de voordeur. Om de lichten van de grote zaal op te zetten moet je op het podium de schakelaar aanzetten. De klein zaal heeft aparte schakelaars.
Achteraf wordt alles proper achtergelaten en worden alle frigo’s terug uitgeschakeld. De deuren van de frigo moeten open staan na vertrek.
Verwarming
De verwarming voor beide zalen kan opgezet worden aan de hand van de thermostaat die je vindt naast de toog in de grote zaal. De keuken heeft een aparte thermostaat/chauffage links als je de keuken binnenkomt.
De gewenste radiatoren dienen elk apart open en dicht gedraaid te worden.
Om een aangename temperatuur te hebben tijdens de huurperiode wordt aanbevolen om de verwarming op voorhand aan te zetten. Afhankelijk van de zaal en de buitentemperatuur, heeft de verwarming een verschillende opwarmtijd. Voor de grote zaal duurt dit ongeveer 5 uur en de thermostaat bevindt zich rechts van de toog in de grote zaal. Voor de kleine zaal duurt het ongeveer 2 uur om op te warmen.
Materiaal, inkleding en afval
Wordt door de zaal voorzien:
- wc papier
- papieren doekjes om de handen af te drogen
Overig materiaal dient door de huurder te worden meegebracht, nuttig is onder andere:
- keukenhanddoeken en vaatdoeken
- afwasproduct
- vuilzakken
Het is niet toegestaan om de vloer, muren, deuren, tafels of andere delen van het gebouw te beschrijven, beschilderen, beplakken, nagelen of beschadigen. Het gebruik van verwijderbare kleefgom is wel toegestaan.
Er zijn haken beschikbaar aan beide zijden van het plafond om voorwerpen op te hangen.
Het is ten strengste verboden om niet-goedgekeurde apparatuur binnen het gebouw te plaatsen of te gebruiken. Het is ook niet toegestaan om gasflessen in het gebouw te plaatsen.
Er worden door de verhuurder geen vuilniszakken verstrekt. De huurder wordt verzocht om eigen vuilniszakken mee te nemen en deze na afloop van het evenement weer mee te nemen.
Keuken
De keuken is in principe volledig uitgerust om maaltijden te bereiden.
Om de gasvuren/friteuse/oven in werking te krijgen dienen een aantal stappen genomen te worden:
Ook de afwasmachine kent enkele stappen:
Als de frigo’s in gebruik worden genomen dient de stekker daarvoor ingestoken worden. Deze gaan automatisch naar de juiste temperatuur. De stekker dient na gebruikt terug uitgetrokken worden en de deuren worden opengezet om condensvorming tegen te gaan. De frigo’s dienen ook proper te zijn!
De indeling van de kasten bevindt zich op de binnendeuren van de kasten.
Varia
Alle openbare evenementen die plaatsvinden in de zaal op het grondgebied van de stad Aarschot dienen te worden gemeld of aangevraagd. Het is de verantwoordelijkheid van de huurder om dit ten minste 6 weken voor aanvang van het evenement te doen (let op: dit geldt alleen voor openbare evenementen). Meer informatie hierover is te vinden op https://www.aarschot.be/product/157/aanvraag-organisatie-evenement.
U kunt drank bestellen bij Dranken Pelgrims in Aarschot. Zij hebben een sleutel van de zaal en kunnen zelf zorgen voor de levering en ophaling van de bestelde dranken voor en na het evenement. De afrekening van de dranken gebeurt ten persoonlijke titel van de huurder. Als u bier van de tap gebruikt is het aangeraden ook een fles CO2 bij te bestellen. Bij veel Duvel-drinkers zijn extra Duvel-glazen ook bij te verkrijgen.
Als u drank van een andere leverancier betrekt, kan deze niet van tevoren in de zaal worden geplaatst en kan deze ook niet na afloop in de zaal blijven staan.
Vanwege brandveiligheidsvoorschriften is het niet toegestaan om de inkomhal te gebruiken voor het plaatsen van tafels, fietsen of ander materiaal. De inkomhal fungeert als nooduitgang en mag daarom niet geblokkeerd worden.
Tijdens de huur
De huurder staat in voor het ordelijk verloop van de activiteit, die bovendien verenigbaar moet zijn met het eigen karakter van het ontmoetingscentrum. De aard van de activiteit wordt steeds op de verhuurovereenkomst geplaatst.
Roken is ten strengste verboden binnen alle lokalen. De huurder is verantwoordelijk voor het naleven ervan. Bij niet naleven zal u een schadevergoeding gevraagd worden van €750,00/ruimte waar gerookt is geweest. Deze som dient onder meer voor de compensaties die moeten worden uitbetaald aan volgende huurders die last hebben van de aanwezige
rookgeur alsook voor het vrijwaren van deze geuren uit de gebouwen.
De zaal is redelijk geïsoleerd om de 90 dB test te doorstaan. Het is de huurder of zijn muziek uitvoerder die de eindverantwoordelijkheid draagt voor het respecteren van deze verplichte norm. Ook zal hij de wettelijke verplichtingen op zich nemen om op elk moment aan te tonen hoeveel dB er aanwezig zijn in de zaal. Mocht de huurder zich niet aan deze normen houden, heeft de verhuurder het recht om onmiddellijk een einde te stellen aan de huurovereenkomst, zonder dat er sprake kan zijn van een schadevergoeding, onder gelijk welke vorm.
De deuren van de grote zaal, kleine zaal, keuken en inkomhal moeten gesloten blijven vanaf 22 uur of vanaf het moment dat er muziek speelt.
De verhuurder behoudt het recht tot toegang voor alle activiteiten.
De nooduitgangen moeten steeds geopend zijn en geen enkel hindernis mag de toegang versperren. De keukendeur is een branddeur en mag dus nooit geblokkeerd worden
De zalen zijn uitgerust met vijf nooddeuren:
- de inkomdeur
- de branddeur aan het podium van de grote zaal
- 2 branddeuren aan de kleine zaal grenzend aan de speelplaats van de lagere school
- 1 branddeur in de keuken uitgevend op de speelplaats van de lagere school
Er mag voor deze deuren niets geplaatst worden die de doorgang kan hinderen of de werking van de branddeuren kan belemmeren op gelijk welk moment van uw activiteit.
Verder zijn er ook verschillende brandblusapparaten geplaatst in de keuken, kleine zaal en grote zaal. Er is ook een branddeken aanwezig in de keuken. De gebruiker dient te weten waar de apparaten zich bevinden en hoe ze moeten worden gehanteerd. Het gebruik van licht ontvlambare materialen en papier op tafels gebeurt op eigen risico
Wil je de afwasmachine gebruiken dan volg je strikt de instructies die op de machine hangen. Doe je dit niet, dan zal het niet werken. Afwas zo veel mogelijk afspoelen alvorens in de machine te zetten. De afwasmachine moet na gebruik gereinigd worden. Volg hiervoor ook de procedure die uitgehangen is.
Na de huur
Sleutels
De deuren van de kleine zaal dienen, indien deze ontgrendeld werden, terug te worden afgesloten. Indien de poort van de school werd losgedaan, moet ook deze afgesloten worden. De sleutels worden terug achtergelaten in het sleutelkastje aan de voordeur.
Meterstanden
De thermostaten, gaskranen bij de fornuizen en verlichting dienen uitgeschakeld te worden vooraleer de huurder het gebouw verlaat. Voordat de huurder het gebouw verlaat (en de gaskraan opnieuw gesloten is en de lichten uitgeschakeld) noteert de huurder opnieuw zowel de meterstanden van de gas (in de keuken) als de elektriciteit (op het podium links) op de daarvoor voorziene documenten.
Elektriciteit en verlichting
De verlichting dient te worden uitgeschakeld en de zekeringen in grote en kleine zalen uitgeschakeld indien gebruikt. Vergeet de meterstanden niet op te schrijven.
De koelinstallaties worden afgezet en proper achtergelaten. De deuren van de frigo’s worden op een kier gezet voor de verluchting.
Verwarming
De chauffages moeten dichtgedraaid worden en de thermostaten afgezet. Vergeet de meterstanden niet op te schrijven.
Materiaal, inkleding en afval
Als er materiaal gebroken is dan wordt dat best even meegedeeld. Een glas of bord kan al eens sneuvelen, maar het is correct om dit te melden. Bij nalaten of bij grote hoeveelheden schade en/of vermiste materialen zullen deze aan de huurder worden aangerekend.
Al het eigen materiaal dat de huurder meebracht dient bij het einde van de overeenkomst terug te worden meegenomen.
Alle afval wordt door de huurder meegenomen. Indien je de frietketel gebruikt hebt neem je achteraf het gebruikte frituurvet terug mee.
Indien er drank van de drankenhandel is afgenomen wordt deze terug geplaatst in inkomhal.
Keuken
De keuken dient proper achtergetalen te worden. Dit houdt onder andere in:
- Al het servies is gereinigd
- De ovens en bakplakten zijn gekuist indien gebruikt
- De gasvuren zijn gekuist indien gebruikt
- De werkbladen en spoelbakken zijn afgekuist
- De afwasmachine is leeggemaakt (hoe dit moet staat op de handleiding) en gekuist
- De koffie percolators zijn leeggemaakt en uitgekuist
- De friteuse is, indien gebruikt, leeggemaakt en het vet wordt meegenomen
Schoonmaken
Na afloop van iedere activiteit zal de huurder alle tafels en stoelen proper maken en daarna behoorlijk stapelen en schikken op de volgende manier:
- tafels opgestapeld in het midden van de zaal
- stoelen opgestapeld bij de tafels
Verder dient het volgende te gebeuren:
- de zaal moet uitgeborsteld worden
- alle gebruikte glazen worden afgewassen en afgedroogd.
- koelkasten en togen worden steeds gereinigd achtergelaten.
In de traphal vind je borstels, emmers, kuisproducten, aftrekkers enzovoort indien nodig. In de kast onder de spoelbak in de keuken vind je nog extra poetsmateriaal.
Taken die vaak vergeten worden zijn:
- Koelinstallaties afzetten
- WC’s even nakijken
OC Strooien Dorp vzw 